DigiBouw Inkoopmanagement

Zorgt ervoor dat alle informatie van het offertetraject

in het digitale projectdossier wordt vastgelegd

In de calculatie- en inkoopfase van een project legt u veel afspraken vast met onderaannemers en leveranciers en sluit u contracten met hen af. Goed inkoopmanagement is daarbij erg belangrijk. Het succes van een project hangt tenslotte voor een groot deel af van de geleverde kwaliteit in producten en diensten.

Hoe kiest u voor deugdelijke producten, bekwame onderaannemers en betrouwbare leveranciers? Inkoopmanagement in DigiBouw biedt u hiervoor een aantal tools:

•  Relatie- en productbeheer

•  Tekeningenregistratie

•  Digitaal offertes aanvragen en opvolgen

•  Spiegelcalculatie

•  Inkoopbudget

•  (Raam)contractbeheer

•  Beoordelingen leveranciers

 

Relatie- en productbeheer

Inkoopmanagement maakt gebruik van de projectgegevens uit het CRM die in de acquisitiefase in het digitale projectdossier zijn ingevuld. Hierin staan niet alleen de toeleveranciers en onderaannemers vermeld, maar ook architecten en opdrachtgevers. Hier beheert u de relaties die u gaat betrekken bij het offertetraject van artikelen en diensten. En legt u de producten vast die aangevraagd moeten worden. De koppeling tussen artikelen en leveranciers vereenvoudigt de selectieprocedure voor het uitzetten van offerteaanvragen.

 

Tekeningenregistratie

Bij offerteaanvragen stuurt u tekeningen mee. Om een volledig digitaal projectdossier op te bouwen, voert u deze tekeningen in DigiBouw in. Daarbij legt u centraal diverse gegevens vast zoals afzender, tekeningnummer, formaat en overige data. Tekeningen kunt u ook koppelen aan artikelen. Toepassing van versiebeheer zorgt ervoor dat u en andere projectteamleden altijd over de laatste versies van tekeningen beschikken. Daardoor worden de juiste tekeningen meegestuurd met offerteaan-vragen. Ook de verzending registreert het systeem waardoor op ieder moment is na te gaan naar welke partijen wanneer iets is opgestuurd.

Voorbeeldscherm: offerte vergelijken

Digitaal offertes aanvragen en opvolgen

Per project bepaalt u aan de hand van de tekeningen en bestekstukken welk materiaal en hoeveel externe mankracht er nodig is. Voor elk afzonderlijk product en dienst vraagt u een offerte op bij diverse leveranciers en onderaannemers. De selectie waar u uit kunt kiezen, komt tot stand op het moment dat u in DigiBouw Inkoopmanagement het product of de dienst in het zoekveld ingeeft. Dat kan aan de hand van het stabu-nummer, een omschrijving of via synoniemen. Omdat artikelen zijn gekoppeld aan onderaannemers en producenten, weet het systeem automatisch uit welke relaties u kunt kiezen. Per verstuurde aanvraag kunt u aangeven of en wanneer deze ontvangen is en wat het offertebedrag is. Als het project u niet gegund wordt, kunt u in een keer een afschrijvingsbrief genereren voor de relaties waarvan u een offerte hebt ontvangen.

 

Spiegelcalculatie

De offertes die u voor een product heeft aangevraagd, kunt in Inkoopmanagement vergelijken. Dat kan door handmatig de informatie in te voeren of via het inlezen van begrotingsregels uit een calculatiebegroting.

Deze laatste methode maakt gebruik van het Calculatie Uitwissel Formaat (CUF-XML) dat door diverse calculatieprogramma’s wordt ondersteund.

 

Inkoopbudget

In dit gedeelte van Inkoopmanagement staat een lijst met onderdelen/producten waarvoor een budget bepaald moet worden voor het project. In feite zijn deze budgetregels de contracten van het project. Aan deze contracten zijn nog geen relaties - leveranciers en onderaannemers - gekoppeld. De status van de contracten is in dit stadium 'Begroot'.

Als voor een project nog geen contracten bekend zijn, kunt u zelf nieuwe budgetregels aanmaken via het zoekscherm 'producten'. Wanneer u een product kiest, wordt automatisch een nieuw contract aangemaakt. Per contract kunt u - in geval van een koppeling met BIS - begrotingsregels arresteren.

 

(Raam)contractbeheer

Alle contracten kunt u in Inkoopmanagement beheren. Het detailscherm ‘contracten’ toont naast contractnummer, productcode en –omschrijving, de relatiegegevens en de status ook het begrote budget, het contractbedrag en het offertebedrag. Raamcontracten, ook wel jaarcontracten genoemd, kunt u in Inkoopmanagement registreren. Ook kunt u eenvoudig bijhouden bij welke projecten deze raamcontracten worden gebruikt.

 

Beoordelingen leveranciers

Elk inkoopcontract dat u afsluit met een leverancier of onderaannemer, is met het beoordelingssysteem te beoordelen. Verschillende afdelingen geven op diverse onderdelen een score aan. Hierbij geeft de invuller aan hoe goed de onderaannemer of leverancier zijn product of dienst geleverd heeft op een bepaald project. Een uitvoerder beantwoordt bijvoorbeeld vragen als: “Houdt het bedrijf zich aan de opruim- en afvalinstructies?” en “Geeft het bedrijf op tijd garantieverklaringen af?”. Van alle scores wordt een gemiddelde bepaald en bewaard in het beoordelingssysteem. Naarmate u het beoordelingssysteem langer gebruikt, is er steeds meer informatie beschikbaar over de prestaties van onderaannemers en leveranciers. Dit vereenvoudigt het selectieproces in volgende projecten.

 

 

 

DigiBouw

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep  | Disclaimer

IDB Groep is Microsoft Gold Certified Partner