Nieuwsberichten

De Vries en Verburg

Nijhuis Bouw ondersteunt bouwproces digitaal met DigiOffice

Waarom De Vries en Verburg kiest voor een aparte DMS oplossing, náást het ERP systeem

De hoeveelheid informatie die binnen bouwbedrijven in omloop is, is op zijn zachts gezegd indrukwekkend te noemen. In elke fase van een bouwproject ontstaan nieuwe documenten. Het beheer daarvan vindt vaak plaats in meerdere softwaresystemen. Hoe efficiënt is dat eigenlijk? Bouwbedrijf De Vries en Verburg besloot op zoek te gaan naar één nieuwe totaaloplossing in de vorm van een ERP systeem, om meer synergie te bereiken.

 

Ton van der Spek (financieel directeur van De Vries & Verburg) vertelt: “We zochten één totaaloplossing voor ‘alles’ en

kozen voor een ERP systeem gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Hoewel heel tevreden over het ERP systeem, is

 de DMS-module in het ERP niet toereikend voor wat wij gewend zijn van DigiOffice. Het spreekwoordelijke schaap met

vijf poten bleek niet te bestaan.”

 

De Vries en Verburg behoudt DigiOffice dus als gespecialiseerd document management systeem (DMS) naast het ERP. Waar heeft DigiOffice haar populariteit te danken?

 

Waarom (bouw)bedrijven kiezen voor een Document Management Systeem

Met een document management systeem beheer je de informatiestromen in een bedrijf. Bij ieder bouwproject ontstaan documenten, vanaf de inschrijving en het ontwerp tot aan de calculatie en realisatie. Om de beheersbaarheid van het bouwproces te vergroten, is het van belang grip te houden op deze informatie. Dat betekent dat je informatie snel op

 moet kunnen zoeken, waar je ook bent. En ook makkelijk moet kunnen delen met externen, op een veilige manier.

 

De keuze voor één geïntegreerde totaaloplossing

Bouwbedrijf De Vries en Verburg uit Stolwijk is DigiOffice gebruiker van het eerste uur. Het bedrijf gebruikte ook andere software oplossingen, bijvoorbeeld om projecten te calculeren en om de boekhouding te doen. Zij besloten vanuit

efficiëntie oogpunt om op zoek te gaan naar één systeem voor alles. “Als je met meerdere systemen werkt, wil je

dat deze zo goed mogelijk met elkaar samenwerken. We hadden het gevoel dat dit efficiënter kon met een goed geïntegreerde totaaloplossing. Dat is gelukt met 4PS Construct.” aldus van der Spek.

 

“Het schaap met vijf poten bleek niet te bestaan”

Tóch koos het bedrijf er voor DigiOffice te behouden, naast het ERP. Tijdens de implementatie van het ERP systeem

werd al snel duidelijk dat de standaard DMS-module niet toereikend is.

“Niet alleen ging het maken, bewerken, verzenden, beheren en terugvinden van documenten  in het ERP systeem minder prettig dan dat we van DigiOffice gewend waren,” vertelt Ton van der Spek, “maar DigiOffice regelt ook ons versiebeheer, bewaakt onze huisstijl en regelt de workflows van onze documenten. Bij dat laatste kun je denken aan bijvoorbeeld de opvolging van offertes of uren- en bonnenregistratie.”

 

Alle denkbare documentstromen in de bouw kunnen in DigiOffice beheerd en geautomatiseerd worden. Dat gaat verder

dan een basis DMS functionaliteit, beaamt van der Spek: “Hoewel we op zoek waren naar één partij voor alles, bleek

het spreekwoordelijke schaap met vijf poten niet te bestaan. We zijn tevreden over de ERP functionaliteiten, maar de

DMS-module kwam te kort voor wat wij wensten. Daarom behouden wij DigiOffice naast het ERP systeem.”

 

Een DMS module in ERP of een apart DMS systeem?

Het is voor veel bedrijven een bekend dilemma. Kies je voor één geïntegreerde softwareoplossing, dus een ERP met basis DMS functionaliteit? Of kies je voor een basis ERP systeem en breid je die uit met gespecialiseerde oplossingen zoals DigiOffice? Waar doe je goed aan, wat is voor jouw organisatie de meest toekomstbestendige keuze?

 

De Vries en Verburg kiest ervoor een specialistisch DMS te koppelen met het ERP systeem. De meest prangende vraag

die dit oproept is: Waar stopt een basis DMS functionaliteit (zoals je die vaak in een ERP systeem ziet) en begint een specialistische oplossing als DigiOffice? Wat is de meerwaarde? In de whitepaper lees je hier alles over én waarom

steeds meer bedrijven kiezen voor een dedicated DMS.

 

Whitepaper: Een DMS naas je ERP waarom zou je?

Een DMS naast je ERP,  waarom zou je?

De whitepaper geeft je antwoord op de volgende vragen:

- Wat is het verschil tussen een ERP en DMS?

- Waarom kiezen steeds meer bedrijven voor een specialistisch DMS?

- Waar stoppen de mogelijkheden van een ERP en gaat DigiOffice verder?

- Wat waren de belangrijkste argumenten van De Vries en Verburg?

- Hoe complex is het koppelen van beide oplossingen?

- En hoe arbeidsintensief is de implementatie?

 

Ook lees je in de whitepaper een aantal concrete voorbeelden van de

wijze waarop DigiOffice in de praktijk wordt toegepast bij bouwbedrijven

en hoe dit leidt tot flinke tijdswinst, voor élke gebruiker.

 

Home

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement